การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพื่อนำไปสู่งานที่มีคุณภาพทั้งนั้นเป็นสิ่งสำคัญมาก คุณเคยถามตัวเองหรือไม่ ว่าการทำงานของเรามีประสิทธิภาพดีแล้วหรือยัง สำหรับหลาย ๆ บริษัทล้วนต้องการคนทำงานที่มีประสิทธิภาพทั้งสิ้น ซึ่งการปรับปรุงหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างแท้จริงนั้น ต้องอาศัยปัจจัยหลายอย่าง เช่น เวลา วินัยและการลงมือปฏิบัติ
ยิ่งในยุคที่การทำงานนั้นดำเนินไปอย่างรวดเร็วควบคู่กับการแข่งขัน งานที่ดีและมีประสิทธิภาพย่อมเป็นที่ยอมรับมากกว่า ฉะนั้นเราเองก็จำเป็นต้องมีการพัฒนาตนเองอยู่เสมอ เพื่อนำไปสู่การพัฒนางานของตนต่อไปด้วยเช่นกัน ดังนั้น เราจึงได้นำเคล็ดลับสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่สามารถนำไปใช้ได้จริงให้กับคุณ จะมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย คนขั้นเทพ
7 แนวคิดที่ช่วยการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
1. ตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้งไปก่อน
การตัดงานออกไม่ได้แปลว่าจะไม่ทำงานหรือทำงานน้อยลง แต่หมายถึง “การกำจัดงานที่ไม่จำเป็นออก” นี่เป็นจุดแรกที่ต้องพิจารณาถ้าคุณคิดที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากขึ้น โดยคุณควรพิจารณาก่อนว่างานหรือสิ่งที่คุณกำลังจะทำอยู่นี้ “จะถูกนำไปใช้งานจริง ๆ ในเร็ว ๆ นี้หรือไม่” และ “จะถูกนำไปใช้เพื่ออะไร”
2. ลำดับความสำคัญของงานให้เป็น
การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วยการลำดับความสำคัญของงานนั้น เป็นอีกแนวคิดที่สำคัญ โดยพิจารณาว่างานใดที่ต้องใช้เวลามากและงานใดที่ใช้เวลาน้อย ให้คุณเลือกทำงานที่ต้องใช้เวลามากก่อน เก็บงานที่ใช้เวลาน้อยไว้ทำทีหลัง อีกหนึ่งวิธีในการพัฒนาตนเองด้านการจัดระบบงานด้วยเช่นกัน
3. สร้างแผนผังการทำงาน
“แผนผัง (Flowchart)” คือ การอธิบายภาพรวมของการทำงานว่าใน 1 วัน ซึ่งการสร้างแผนผังเพื่อใช้แสดงขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดและชัดเจนนั้น จะช่วยการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ โดยเราต้องเข้าใจทั้งภาพรวมและรายละเอียดขึ้นตอนของงานควบคู่กันไป เป็นการพัฒนาตนเองให้มีระบบมากขึ้น สามารถปรับปรุงหรือแก้ไขข้อบกพร่องของงานให้ดีขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อผลลัพธ์ของการทำงานที่ดีที่สุด
4. ใช้ฐานข้อมูลให้เป็นประโยชน์
ฐานข้อมูล คือระบบที่รวบรวมข้อมูลของบริษัท ซึ่งหากคุณสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลที่ถูกบันทึกจากสถานการณ์จริงอย่างละเอียด เช่น คำถามที่ได้รับจากลูกค้า คำตอบที่ให้กับลูกค้า ความคิดเห็นของลูกค้า วิธีรับมือกับปัญหา ผลการตอบแบบสอบถาม เป็นต้น คุณจะสามารถจัดการกับข้อมูลงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน
5. แบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ
แบ่งการทำงานออกเป็นสัดส่วนย่อย ๆ จะทำให้การทำงานของคุณลื่นไหลมากยิ่งขึ้น อีกอย่างก็ยังสามารถลดภาระการทำงานหนักจนมากเกินไปลงไปด้วย เป็นการพัฒนาตนเองด้านการจัดสรรเวลาได้เป็นอย่างดี ทั้งนี้เพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดการเกิดภาวะ “เบิรนเอ้าท์” ของการทำงานด้วยนั้นเอง
6. เปลี่ยนผู้รับผิดชอบงาน
เราทุกคนมีจุดแข็งจุดอ่อนไม่เหมือนกัน บางครั้งคุณต้องทำงานที่คุณไม่ถนัด ซึ่งถ้าเป็นไปได้ คุณอาจจะต้องลองปรึกษาหัวหน้างานเพื่อพิจารณาเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานนั้น ๆ ดู เป็นการวางงานให้ตรงกับความถนัดของคน พัฒนาตนเองเพื่อที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับระบบขององค์กรได้เช่นกัน
7. เพิ่มความเร็วในการทำงาน
การเพิ่มความเร็วในการทำงานจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้เพิ่มขึ้นตามไปด้วย ลักษณะของคนที่ทำงานเร็ว คือสามารถดำเนินงานแต่ละอย่างได้รวดเร็ว เนื่องจากการวางแผนที่ดี คนทำงานสมองคิดไวและสามารถเชื่อมโยงสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ควบคู่ไปกับการพัฒนาตนเองด้านทักษะไปด้วย
อย่างไรก็ตาม แนวคิดเหล่านี้เป็นเพียงทฤษฎีที่สร้างขึ้นมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่การนำแนวคิดไปใช้ต่อจะเกิดผลลัพธ์ที่ดีมากน้อยขนาดไหนล้วนขึ้นอยู่กับแต่ละตัวบุคคล ว่าจะสามารถปรับแต่งแนวคิดต่าง ๆ เข้ากับสไตล์การทำงานของเราได้มากน้อยแค่ไหนด้วยนั้นเอง
ขอขอบคุณ ล็อตโต้สด
