วิธีการจัดเอกสารอย่างมืออาชีพ
เมื่อเราพูดถึงเอกสารของหน่วยงานต่าง ๆ การจัดเอกสารก็เป็นเรื่องที่ต้องทำอย่างมาก เพราะอาจจะมีปัญหาในการขอเอกสารนั้น แต่หาไม่เจอ ต้องเสียเวลาหาเอกสารอีก เพราะลืมไปว่าเก็บไว้ไหน พอได้เอกสารใหม่ให้กลับไปหา ซึ่งจะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไปเมื่อเรารู้จักวิธีการเก็บแบบสมัยใหม่ ด้วยการใช้เทคโนโลยี คนขั้นเทพ จะพามาดูกันเลย
วิธีการจัดเอกสารให้เรียบร้อย เป็นมืออาชีพ ต้องทำอย่างไร
- เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสาร
ในการจัดเอกสาร อุปกรณ์ที่จำเป็นอาจมีอยู่แล้วในสำนักงาน เช่น กล่องกระดาษแข็ง แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง ตลอดจนตู้หรือห้องเก็บเอกสาร ซึ่งต้องเปิดทิ้งไว้เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารได้ทันที เมื่อกระบวนการทั้งหมดเสร็จสิ้น สิ่งสำคัญที่สุดคือการรวบรวมเอกสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว มิฉะนั้นอาจต้องใช้เวลาในการจัดการ หลายครั้งเมื่อพบว่ามีเอกสารเหลืออยู่ตามสถานที่ต่าง ๆ
- จัดการเอกสารทันทีที่ได้รับ
จริง ๆ แล้ว การจัดเอกสารที่ดีที่สุดคือ ทันทีที่คุณได้รับเอกสาร ให้คุณจัดการทันที เช่น ถ้าเป็นจดหมายให้อ่านทันที ถ้าสำคัญก็เก็บไว้ ถ้าไม่มีอะไรเหลือ ใบแจ้งหนี้จะได้รับใบเสร็จจัดการทันทีแล้วยื่น ถ้าจำเป็นให้เก็บหรือทิ้งถ้าไม่จำเป็น การจัดการเอกสารทันทีที่เห็น ซึ่งจะช่วยลดปริมาณกระดาษในบ้านได้อย่างมาก
- แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บไว้ในหมวดหมู่ที่เล็กที่สุด
การจัดเอกสาร คุณควรเริ่มจัดการกับกล่องแรกก่อน โดยต้องแยกเอกสารที่ต้องเก็บเป็น 2 แบบ คือ เอกสารที่ยังอยู่ในขั้นตอนการทำงาน ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ที่ต้องส่งให้ลูกค้าที่ยังไม่ได้ชำระ ใบเสร็จ ใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ตรวจทาน เป็นต้น และเอกสารที่กรอกครบถ้วน เช่น เอกสาร ที่ได้รับการประมวลผลแล้ว รวมถึงเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญและประโยชน์ที่กล่าวไว้ในวรรคก่อนด้วย หลังจากแบ่งเอกสารออกเป็นสองประเภทข้างต้นแล้วจะต้องจัดประเภทเอกสารเหล่านั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดบริหาร หมวดขาย ฯลฯ และแบ่งย่อยเป็นส่วนใหญ่ เช่นในหมวดการเงินก็จะมีรายรับต่าง ๆ
- จัดเรียงเอกสารตามประเภทเมื่อแยกออกเป็นประเภทย่อยมากที่สุด
การจัดเอกสาร ต้องนำเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามวันและเวลาอีกครั้ง เพื่อให้หาง่ายเมื่อต้องการรับของ ในกรณีที่มีรายการจำนวนมากในแต่ละวัน รายการอาจจัดเรียงในหนึ่งวันตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ หรือข้อมูลอื่น ๆ ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าวเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและจัดระเบียบมากขึ้น
- ใส่เอกสารเหล่านั้นลงในโฟลเดอร์
การจัดเอกสารโดยควรแยกให้ชัดเจนว่าโฟลเดอร์ใดเป็นเอกสารประเภทใด และใส่เฉพาะเอกสารในหมวดนั้นอย่างเดียว อย่างไรก็ตาม ไฟล์เดียวไม่ควรเก็บเอกสารมากเกินไป เพราะนอกจากจะทำให้หาข้อมูลได้ยากแล้ว หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งประเภท การใช้วิธีการแยกหมวดหมู่ด้วยไฟล์สีต่าง ๆ ก็อาจเป็นอีกตัวเลือกที่ดีเช่นกัน หลังจากเก็บเอกสารไว้ในโฟลเดอร์แล้ว อาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้ทำที่คั่นหนังสือหรือติดไว้ที่สัน เพื่อแยกเอกสารตามประเภทและวันที่ เดือน ปี และฉลาก หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวดหมู่และรายการเอกสารที่สันของโฟลเดอร์เพื่อให้ทราบว่าแต่ละไฟล์เก็บเอกสารประเภทใดโดยไม่จำเป็นต้องเปิด
- เก็บไว้ในสถานที่ที่ควรเก็บ
การจัดเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้หรือเป็นเวลานานควรเก็บไว้สำหรับอ้างอิงหนึ่งครั้งที่ด้านล่าง หรือท้ายตู้และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยไว้ที่ระดับสายตาหรือระดับที่ง่ายต่อการใช้งาน เอกสารสำคัญและข้อมูลที่เป็นความลับ ควรจัดเก็บไว้ในพื้นที่คุ้มครองเท่านั้น เช่นตู้เซฟหรือลิ้นชักทั่วไปที่สามารถล็อคได้ ส่วนหลักการเรียงลำดับก็อาจจะเรียงไฟล์ โดยเรียงตามตัวอักษร ใช้ทั้งเรียงจากซ้ายไปขวา สิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้คือไม่วางหนังสือหรือสิ่งของที่ไม่เกี่ยวข้องไว้บนหิ้ง เพราะจะทำให้เกิดความสับสนได้ในภายหลัง
- คัดแยกสิ่งที่ควรเก็บไว้
การจัดเอกสารที่ต้องเก็บ เช่น เอกสารบัตรเครดิต เอกสารธนาคาร เอกสารภาษี ต้องแยกจากเอกสารแจก หรือจดหมายทั่วไป ถ้าจะดีก็ควรจัด และกำหนดระยะเวลาที่ต้องรักษาไว้ เช่น ต้องเก็บเป็นปี หรือเก็บใบยืนยันการชำระเงินไว้เพียงสองเดือน เป็นต้น
- หากยืมเอกสารหรือเอกสารสำคัญเพื่อใช้งาน
ต้องวาง “บัตรยืม” หรือ “โฟลเดอร์ยืม” ไว้จนกว่าจะได้เอกสารหรือโฟลเดอร์ที่ยืมคืน
- เอกสารที่ใช้แต่ต้องเก็บไว้นานๆ
หากเป็นเอกสารที่เก็บไว้นานแล้ว และไม่ค่อยได้ใช้อ้างอิง ควรเก็บไว้ใต้ตู้หรือตู้เก็บเอกสาร
- นิสัยนี้ควรฝึกให้เป็นนิสัยที่เราต้องทำทุกวัน
ตามเทคนิคต่อไปนี้
- ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณทุกวันหรือทำบ่อยเท่าที่เป็นไปได้ และสิ่งใดที่ไม่สำคัญสามารถทิ้งได้ทันที
- หาพื้นที่เก็บจดหมายไม่ว่าจะที่บ้านหรือที่ทำงาน
- กำหนดเวลาจัดการกองเอกสารเป็นรายสัปดาห์
ปัจจุบันมีหลายหน่วยงาน หรือองค์กรส่วนใหญ่หันมาใช้โปรแกรมการจัดเอกสารที่ทั้งสะดวกและรวดเร็วไม่ว่าจะมีเอกสารกี่ฉบับก็ตาม ไม่มีทางหรือจะเก็บมันไว้ทุกที่ที่หาเจอ มีโปรแกรมจัดเก็บเอกสารหลายรูปแบบตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ คุณสามารถเลือกให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณ หรือหน่วยงานของคุณ
ขอบคุณข้อมูลจาก ecm.beesuite.co
