เคล็ดลับในการเขียนงานให้เกิดประสิทธิภาพ ควรทำอย่างไร

เคล็ดลับในการเขียนงานให้เกิดประสิทธิภาพ ควรทำอย่างไร

เคล็ดลับในการเขียนงาน ในยุคปัจจุบันนี้ ต้องบอกก่อนว่าการเขียนงานเชิงสื่อสารมีความสำคัญมากในที่ทำงาน ทั้งการเขียนงานอย่างการเขียนนิยาย เขียนบทความ เขียนหนังสือ หรือแม้แต่การเขียนอีเมล หรือรายงานการประชุม เรามาทำความรู้จักกันการเขียนงาน พร้อมกับแนวทางการพัฒนาทักษะดังกล่าวให้โดดเด่นกันดีกว่า เพื่อให้การเขียนงานนั้นเกิดประสิทธิภาพในการใช้งานจริงและสร้างความประทับใจให้คนที่คุณติดต่อ วันนี้ คนขั้นเทพ จะพามาดู

การเขียนงานคือการสื่อสารอย่างไร

การเขียนงาน เป็นการสื่อสารประเภทหนึ่งเหมือนกับการพูดหรือการแสดงออกทางสีหน้า การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างการเขียนงานนี้มีหลายประเภท แต่สำหรับการทำงานมักจะอยู่ในรูปแบบที่เป็นทางการ เช่น การทำรายงานต่าง ๆ เอกสารที่หมุนเวียนภายในบริษัท เอกสารแจ้งพนักงาน หรือส่งอีเมลเพื่อหารือเกี่ยวกับงาน เว้นแต่คุณจะทำงานในแผนกประชาสัมพันธ์หรือทำงานในองค์กรวารสารศาสตร์ ซึ่งต้องเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ บทความหรืองานเขียนเพื่อวัตถุประสงค์อื่นจะใช้รูปแบบที่แตกต่างกัน

กุญแจสำคัญในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร คือ ความถูกต้องและความชัดเจนของข้อมูล เนื่องจากการสื่อสารประเภทนี้ ผู้เขียนและผู้อ่านไม่ได้พบกันโดยตรง ทำให้มีโอกาสน้อยที่จะตอบคำถามและอาจนำไปสู่ความเข้าใจผิดมากกว่าการสื่อสารประเภทอื่น ดังนั้นสิ่งที่เขียนในนั้นจะต้องตีความในลักษณะเดียวเพื่อไม่ให้ผู้อ่านสับสน

เพิ่มทักษะการเขียนด้วยเคล็ดลับการเขียนงานให้มีประสิทธิภาพ

1. ศึกษาผู้ฟังก่อนเขียนเสมอ

ก่อนอื่นคุณจะเริ่มเขียนงานบางอย่าง คุณต้องรู้ว่าใครคือผู้อ่าน เนื่องจากการเขียนในธุรกิจมีหลายรูปแบบ เช่น การส่งอีเมลร่วมกับเพื่อนร่วมงานในองค์ก รจะใช้รูปแบบและภาษาที่ไม่เป็นทางการ การส่งอีเมลถึงผู้บริหาร ลูกค้า หรือการบันทึกรายงานการประชุมและรายงาน จะเป็นทางการมากขึ้น ดังนั้นเพื่อให้งานเขียนสื่อสารกันได้ดี ดังนั้นควรศึกษาผู้อ่านก่อนครับ เพื่อเลือกรูปแบบเอกสาร วิธีการเขียน และระดับภาษาที่เหมาะสม

2. ใช้ระดับภาษาที่เหมาะสมและคำศัพท์ที่เข้าใจง่าย

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรในที่ทำงาน หรือการเขียนงานนั้น มักจะถูกใช้แค่ระดับกึ่งทางการและระดับทางการเท่านั้น แม้ว่าจะเป็นภาษาที่เป็นทางการ แต่การเลือกใช้คำที่เข้าใจง่ายก็เป็นสิ่งสำคัญ เพราะสามารถตีความได้โดยตรง เนื่องจากเป้าหมายของการเขียนคือการสื่อสารไปยังผู้อ่านได้อย่างรวดเร็ว

3. เขียนกระชับแต่ครอบคลุมทุกเนื้อหา

การเขียนงานที่จำเป็นสำหรับการทำงานส่วนใหญ่ ความยาวที่เหมาะสมคือประมาณ 1 หน้า ยกเว้นการเขียนรายงานการประชุม และประกาศถึงพนักงานในเรื่องที่มีความยาวเกิน 1 หน้า ดังนั้นจึงต้องมีเนื้อหาครบถ้วน จึงต้องใช้รูปแบบประโยคที่กระชับ นอกจากนี้ การเขียนที่ไม่ยาวมากจะทำให้ผู้อ่านมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับเนื้อหาและวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการนำเสนอ ยังช่วยลดโอกาสเกิดความเข้าใจผิดได้

4. แยกความคิดเห็นและข้อเท็จจริง

การเขียนงานในที่ทำงานบางประเภท รวมถึงข้อมูลคำอธิบายต่าง ๆ เช่น รายงานการประชุม ผู้เรียกประชุมต้องมีความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมด้วย ดังนั้นเมื่อมีข้อมูลที่เป็นทั้งคำขอข้อเท็จจริงและความเห็นในเอกสารฉบับเดียวกัน ข้อมูลทั้งสองต้องแยกจากกันอย่างชัดเจนโดยสร้างตารางแยกจากฝั่งข้อมูล หรือเริ่มย่อหน้าใหม่ด้วยชื่อของผู้แสดงความคิดเห็นแต่ละคน

5. ตรวจสอบรูปแบบเอกสารให้ถูกต้องเสมอ

ในบางองค์กรที่เคร่งครัดหรือต้องติดต่อหน่วยงานราชการทุกครั้ง จะให้ความสำคัญกับรูปแบบเอกสาร ดังนั้นทุกครั้งที่คุณเขียนงานเพื่อใช้ในการทำงาน อย่าลืมตรวจสอบว่ารูปแบบเอกสารถูกต้องตามที่บริษัทกำหนดหรือไม่ หากบริษัทไม่มีรูปแบบที่ชัดเจน ท่านสามารถหาเอกสารของบริษัทเก่าเพื่อใช้อ้างอิงได้ หรือคุณสามารถค้นหารูปแบบใหม่บนอินเทอร์เน็ตและนำเสนอต่อเจ้านายของคุณก่อน

การใช้ภาษาที่ถูกต้องและเหมาะสมนั้น เป็นการบ่งบอกถึงวุฒิภาวะและความเป็นมืออาชีพของบุคคลนั้น ๆ ดังนั้นอย่าละเลยในการใช้ภาษาอย่างถูกต้อง ทั้งในการสื่อสารด้านการพูดหรือการเขียนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อสร้างนิสัยการสื่อสารที่ดีให้กับตัวคุณเอง
ที่มา https://blog.jobthai.com/career-tips/%E0%B8%A7%E0%B8%B4%E0%B8%98%E0%B8%B5%E0%B8%9E%E0%B8%B1%E0%B8%92%E0%B8%99%E0%B8%B2%E0%B8%97%E0%B8%B1%E0%B8%81%E0%B8%A9%E0%B8%B0%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%82%E0%B8%B5%E0%B8%A2%E0%B8%99%E0%B8%AA%E0%B8%B3%E0%B8%AB%E0%B8%A3%E0%B8%B1%E0%B8%9A%E0%B9%83%E0%B8%8A%E0%B9%89%E0%B9%83%E0%B8%99%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%97%E0%B8%B3%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99