รู้ไหมว่าตำแหน่งแอดมิน (Admin) คือตำแหน่งพื้นฐานที่สำคัญของทุกองค์กร ถือเป็นฝ่ายสนับสนุนให้การดำเนินธุรกิจประสบผลสำเร็จได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ ดังนั้นบทความนี้มาเรียนรู้ความสำคัญของงานแอดมิน (Admin) ว่าเป็นอย่างไร คนขั้นเทพ
แอดมิน (Admin) กับทักษะที่ควรมี
เพื่อจะได้เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ทีมเข้มแข็งและเดินหน้าได้ตามเป้าหมาย แอดมิน (Admin) ต้องมีทักษะที่สำคัญดังต่อไปนี้
1. ความละเอียด เพราะเป็นงานด้านข้อมูลหรือเอกสารที่สำคัญจะต้องนำไปใช้งานต่อ ต้องตรวจสอบหรือสรุปอย่างละเอียดถี่ถ้วน เพื่อไม่ให้งานเกิดความผิดพลาด
2. ความรวดเร็วทันใจ ไม่ว่าจะเป็นการให้ข้อมูล การตอบข้อซักถามหรือการแก้ปัญหาแอดมิน (Admin) ก็ต้องทำให้ไวและเร็ว เพื่อให้ได้มาซึ่งความพึงพอใจต่อการขอใช้บริการ
3. ทักษะการคิดและแก้ไขปัญหา เมื่อเราคือคลังข้อมูล ดังนั้นเราจึงมีข้อมูลเพียงพอในการช่วยคิด ช่วยวางแผน เพื่อเป็นแนวทางเดินต่อไปข้างหน้าหรือช่วยในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ
4. คิดวิเคราะห์ เป็นทักษะสำคัญของแอดมิน (Admin) ในยุค 4G และทำอะไรอย่างมีระเบียบแบบแผน เพื่อให้ธุรกิจสามารถแข่งขันได้
แอดมิน (Admin) มีหน้าที่อะไรบ้าง
งานแอดมิน (Admin) คืองานซัพพอร์ตหรืองานสนับสนุนและจัดการธุระต่าง ๆ แทนคนภายในทีมจะได้ให้เขาไปทำงานด่านหน้าหรืองานวางแผนและกลยุทธ์ เพื่อขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า โดยหลัก ๆ แล้วงานแอดมิน (Admin) จะประกอบไปด้วย
1. ติดต่อประสานงาน เช่น นัดหมายการประชุม โต้ตอบทางอีเมลล์ (e-mail) หรือการจัดหาและรวบรวมเอกสารให้เป็นระเบียบและกับคนภายนอก เป็นต้น
2. ตอบข้อซักถามของลูกค้า ให้ความช่วยเหลือหรือแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าที่มีการติดต่อเข้ามาทางโทรศัพท์ แชทไลน์ เฟซบุ๊คหรือช่องทางโซเชียลมีเดีย (Social Media) อื่น ๆ
3. มีหน้าที่โดยตรงเกี่ยวกับงานด้านเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำ การสรุปข้อมูล รวบรวม หรือการตรวจสอบให้มีความถูกต้อง
4. ดูแลความเรียบร้อยและความสะอาดของสำนักงาน ให้คำแนะนำแม่บ้านหรือพนักงานรักษาความปลอดภัยถึงขั้นตอนหรือวิธีการทำงานตามกฎเกณฑ์ของบริษัท
5. เป็นตัวแทนของทีมในการประสานงาน สรุปข้อมูลที่สำคัญเพื่อสื่อสารกับคนภายในทีม
สรุปหน้าที่แอดมิน (Admin) มีความสำคัญไม่แพ้กับตำแหน่งใหญ่ ๆ ในองค์กร เพราะแอดมิน (Admin) คือผู้สนับสนุนหลักขององค์กรที่จะช่วยทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จตามเป้าหมายได้ไวขึ้น เรียกได้ว่าต้องรับผิดชอบรอบด้าน ต้องเป็นกูรูด้านข้อมูล ด้านการประสานงาน ไหนจะเป็นตัวกลางระหว่างหน่วยงานภายในองค์กรกับลูกค้าภายนอกอีก และยิ่งถ้าต้องเป็นแอดมิน (Admin) ในองค์กรต่างชาติ ทักษะการใช้ภาษาต่างประเทศยิ่งต้องห้ามด้อยให้ขายหน้า รวม ๆ แล้วก็เรียกได้ว่างานแอดมิน (Admin) คืองานสำคัญที่ช่วยสนับสนุนการทำงานของทีม ซึ่งตำแหน่งแอดมิน (Admin) จะต้องมีอยู่ในทุก ๆ แผนกขององค์กร
ขอบคุณผู้ใหญ่ผู้สนับสนุน ล็อตโต้สด
