เทคนิคการวิเคราะห์งานให้รวดเร็ว
เทคนิคการวิเคราะห์งานนั้นเป็นสิ่งสำคัญ เพราะเมื่อมีการมอบหมายงานมากขึ้นหรือมีการโยกย้ายงานจากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกหน่วยงานหนึ่ง หน่วยงานที่ได้รับเงินมากขึ้นมักจะขอคนมากขึ้น แต่หน่วยงานที่รับงานไป มักจะไม่ลดจำนวนคนลงตาม บางครั้งงานเดียวก็ย้ายไป 3-4 แผนก จำนวนพนักงานทั้งหมดขององค์กรเพิ่มขึ้น 3-4 คน ปริมาณงานหรือความรับผิดชอบโดยรวมขององค์กรยังคงเหมือนเดิม วันนี้ คนขั้นเทพ จะพามาดู
มาดูกันดีกว่าว่าเทคนิคการวิเคราะห์งานให้รวดเร็ว ได้แก่อะไรบ้าง
1. ระบุกิจกรรมหลัก
ถ้าจะวิเคราะห์แผนกหรือตำแหน่งงานไหนแนะนำให้เริ่มจากการศึกษาดูว่างานหลักหรือกิจกรรมหลักของหน่วยงานนั้นคืออะไร? งานหลักคืออะไร? หน้าที่หลักหรือกิจกรรมคืออะไร? เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างงานหลักและกิจกรรมหลักอย่างชัดเจนและทั่วถึง รับคำขอซื้อจากฝ่ายผลิต แผนการจัดซื้อ ทำใบสั่งซื้อตรวจสอบใบสั่งซื้อ อนุมัติใบขอซื้อ ฯลฯ
2. วิเคราะห์ระดับงาน
ให้วิเคราะห์กิจกรรมหลักในแต่ละข้อ ระดับงานแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ งานบริหาร งานควบคุม/คำสั่ง และงานปฏิบัติการ เช่น การทำใบสั่งซื้อเป็นงานปฏิบัติการ การตรวจสอบใบสั่งซื้อเป็นงานควบคุม การดูแลและอนุมัติใบขอเสนอซื้อถือเป็นงานการจัดการ
3. วิเคราะห์ชั่วโมงการทำงานและปริมาณงาน
วิเคราะห์ว่ากิจกรรมต้องใช้เวลาในการดำเนินการอย่างไร ทำงานกี่ชั่วโมงและนาทีต่อวันหรือต่อเดือน? ตัวอย่างเช่น การออกคำสั่งซื้อ 300 รายการต่อเดือน ใช้เวลา 5 นาทีในการออกคำสั่งซื้อแต่ละรายการ เวลาทั้งหมดต่อเดือนคือ 300 x 5 = 1,500 นาที หรือเท่ากับ 25 ชั่วโมงต่อเดือน
4. วิเคราะห์ความถี่ในการทำงาน
ต่อไป ให้วิเคราะห์ว่าต้องทำกิจกรรมบ่อยแค่ไหน เช่น รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน สองถึงสามครั้งต่อเดือน สามครั้งต่อเดือน หรือปีละครั้ง
5. วิเคราะห์การใช้ทรัพยากร
การวิเคราะห์งานว่ากิจกรรมต้องการทรัพยากรหรือไม่ อะไร (ที่ไม่ใช่มนุษย์) เช่น เครื่องมือและอุปกรณ์ใดบ้างที่จำเป็นต้องใช้ มากน้อยเพียงใด บ่อยแค่ไหน เพื่อใช้วิเคราะห์การจัดสรรทรัพยากรต่อไป
6. วิเคราะห์ความเสี่ยงของงานหรือกิจกรรม
มาวิเคราะห์กันดูว่ากิจกรรมนั้นมีประเด็นหรือไม่ สิ่งที่ควรระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อใช้ข้อมูลที่ได้รับใน กำหนดแนวทางในการป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
7. วิเคราะห์ว่าควรทำเองหรือให้หน่วยงานภายนอกทำ
เทคนิคการวิเคราะห์งานในขั้นตอนนี้ น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้บริหารทั้งในปัจจุบันและอนาคต เพราะองค์กรจะเตรียมการก่อนงานใด ๆ บ้าง ใช้บริการจากภายนอกได้ ซึ่งต้องพิจารณาจากปัจจัยต่อไปนี้ มีบริการภายนอกที่รองรับหรือไม่? ค่าใช้จ่ายคุ้มค่าเมื่อเทียบกับสิ่งที่องค์กรดำเนินการเองหรือไม่? มีผลกระทบต่อความลับทางธุรกิจหรือไม่?
8. ตรวจสอบผลการวิเคราะห์
หลังจากวิเคราะห์ครบ 7 ขั้นตอนแล้ว ให้ตรวจสอบอีกครั้งก่อนนำไปใช้ในการนำเสนอทางเลือก โดยวิเคราะห์ 3 จุด ดังนี้ งาน (ทุกกิจกรรม) ใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นกำลังคน อุปกรณ์หรือไม่ ? งานมีประสิทธิภาพแค่ไหนและได้ผลแค่ไหน? เป็นงานที่เหมาะสมในหลักการตรวจสอบภายใน เช่น ได้รับการร้องขอ ดำเนินการหรือไม่ ?
9. กำหนดออกหรือทางเลือก
เมื่อทราบผลการวิเคราะห์งานนั้นแล้ว ให้ลองให้แนวทางการจัดองค์กรกระบวนการทำงานที่คิดว่าควรเป็น ถูกต้องและควรกำหนดแนวปฏิบัติหลายข้อและควรวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละข้อ ทางเลือกอื่นๆ เพื่อเปรียบเทียบว่าแนวทางใดเหมาะสมที่สุด เครื่องเดียวกัน หรือถ้าจัดคอมพิวเตอร์ 2-3 เครื่องไว้เป็นเครื่องกลาง ทุกคนสามารถใช้ร่วมกันได้ก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น
10. นำเสนอผู้บริหารระดับสูง
เทคนิคการวิเคราะห์งาน ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำผลการวิเคราะห์งานไปใช้ พร้อมข้อเสนอว่าควรทำอย่างไรให้ฝ่ายบริหารพิจารณาว่าควรทำหรือไม่ เมื่อไร และจะดำเนินการอย่างไร จึงไม่กระทบต่อความรู้สึกและการทำงาน
จากเทคนิคการวิเคราะห์ 10 ขั้นตอนที่กล่าวข้างต้น หวังเป็นอย่างยิ่งว่าองค์กรใด ๆ ที่ประสบปัญหา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องกำลังคน ประสิทธิภาพการทำงาน ความเสี่ยงหรือความไม่แน่นอนของปัญหาต่าง ๆ สามารถนำมาใช้ในการวิเคราะห์ได้ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น
